Apabila tahap sebelumnya yang berupa pengurusan VISA belajar di Arab Saudi sudah diselesaikan hingga sampai di tangan saudara/i, maka langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan segala hal yang diperlukan saat nantinya menimba ilmu di sana. Persiapan yang dimaksud di sini saya coba bagi menjadi beberapa aspek, Pertama, persiapan logistik atau perlengkapan umum yang dibawa orang saat melakukan perjalanan jauh. Kedua, persiapan berkas yang dibutuhkan untuk registrasi atau pendaftaran ulang pada saat di kampus Arab Saudi nantinya. Ketiga, yang sejatinya opsional namun dikarenakan beberapa faktor menjadi penting, adalah persiapan berkas terkait penerbangan dari Indonesia menuju ke tujuan akhir, Arab Saudi. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas satu per satu.
Persiapan pertama yang perlu dilakukan sebelum berangkat menuju ke negara tujuan (Arab Saudi) untuk menuntut ilmu atau kepentingan lainnya adalah menyiapkan logistic serta kebutuhan dasar tiap individu. Kebutuhan dasar yang dimaksud utamanya adalah perlengkapan atau peralatan hingga perbekalan yang memadai agar kehidupan di negara target lebih nyaman atau tidak menjadi mimpi buruk bagi pihak terkait. Untuk gambaran dasar, perlengkapan dasar tersebut meliputi sandang yang dapat mencakup pakaian sehari-hari, pakaian formal, celana/bawahan (panjang maupun pendek), kaos kaki, sepatu (siapkan lebih dari satu jenis), jaket (usahakan lebih dari satu setel), topi (jika dirasa perlu), pakaian dalam, dan alat sandang lain yang dirasa penting (kerudung/hijab, dsb). Berikutnya adalah perangkat kebersihan, yang dapat mencakup kebersihan diri (alat mandi lengkap) maupun pakaian (deterjen/pelembut). Untuk yang ini, disarankan membawa lebih karena menyangkut perkara harga di negara tujuan yang cukup mahal dibandingkan di Indonesia. Perlengkapan selanjutnya yang tidak kalah penting adalah media penyimpanan barang, dalam hal ini adalah koper atau tas barang berukuran besar. Berdasarkan pengalaman yang dialami, sangat disarankan untuk menggunakan tas koper yang berukuran cukup besar (di atas 24 inch) guna memaksimalkan barang bawaan yang dapat masuk di dalamnya dan di bawa ke Arab Saudi, karena rentang maksimal bawaan berkisar 25-30 kg untuk bagasi saat penerbangan nantinya. Selain itu, bisa juga membawa tas selempang atau tas punggung untuk menaruh barang-barang yang rawan rusak maupun barang pribadi. Perlengkapan logistik berikutnya yaitu perlengkapan ibadah yang dapat disesuaikan dengan selera, namun sangat disarankan menggunakan celana panjang atau gamis (tidak disarankan memakai sarung) serta sajadah baik kecil maupun besar. Perlengkapan terakhir yang perlu dibawa atau dipikirkan untuk dibawa adalah perangkat elektronik dan gadget penunjang, seperti laptop, tablet, charger, universal adapter, roll kabel, powerbank, dan lain sebagainya, sesuai kebutuhan dan tuntutan pribadi masing-masing. Hal yang perlu dan mungkin sangat penting lainnya adalah menyiapkan pendanaan yang cukup guna menopang biaya hidup di negara tujuan, dikarenakan tidak serta merta saat kita datang akan mendapatkan uang pesangon awal. Jadi, disarankan untuk mempersiapkan dana sekurang-kurangnya 1.000 Riyal (1.000 SAR) atau kurang lebih 4 juta rupiah. Selain itu, di masa pandemic Covid-19 ini, sangat disarankan untuk mempersiapkan masker dalam jumlah banyak untuk dibawa maupun dipakai selama perjalanan ke negara tujuan nantinya.
Persiapan kedua yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan segala pemberkasan yang dibutuhkan sesuai dengan agenda yang akan dilakukan di negara tujuan. Dikarenakan lingkup yang akan dijalani adalah Pendidikan, maka persiapkan segala berkas yang dibutuhkan atau wajib dibawa untuk registrasi nantinya. Umumnya, lembaga Pendidikan (Universitas) terkait akan memberikan rincian berkas apa saja yang harus dibawa atau ditunjukkan sebagai bukti nantinya, seperti ijazah pendidikan sebelumnya (asli, terjemahan, dan fotokopi terlegalisir), tranksrip nilai (serupa dengan ijazah formatnya), sertifikat kemampuan bahasa, dan paspor. Namun, untuk lebih amannya, bawa semua berkas terkait pendidikan yang dimiliki sebagai cadangan atau persiapan tak terduga seperti berkas-berkas yang dipakai saat mengurus VISA dan lain sebagainya. Karena dalam kondisi nantinya sudah berada di negara tujuan, akan sangat rumit mengirimkan berkas yang tertinggal di Indonesia ke Arab Saudi.
Persiapan yang perlu dilakukan berikutnya adalah menyiapkan segala hal yang diperlukan untuk penerbangan. Maksud dari bagian ini adalah, mempersiapkan segala berkas yang dibutuhkan untuk memperlancar proses pada saat nantinya akan terbang menuju negara tujuan. Mungkin menjadi sedikit pertanyaan, mengapa hal tersebut perlu dipersiapkan? Apakah ada urgensi tertentu? Apakah tidak cukup hanya bukti pembayaran tiket dan paspor saja? Sayangnya, untuk waktu belakangan ini, kedua dokumen tersebut tidak cukup untuk mengantarkan hingga ke negara tujuan. Dengan adanya fluktuasi kasus Covid-19 di beberapa negara tertentu memicu pengetatan regulasi dalam imigrasi serta penerbangan ke negara yang terindikasi berbahaya atau tidak aman. Regulasi yang dimaksud mencakup persyaratan vaksinasi yang harus terstandar oleh negara tujuan serta kewajiban melakukan karantina. Untuk masalah vaksinasi terstandar, yang dimaksud adalah pilihan vaksin yang diterima di negara tujuan. Arab Saudi sendiri sejauh ini hanya menerima 4 jenis vaksin: Astra Zeneca/Oxford, Pfizer, Moderna, dan J&J. Selain keempat vaksin tersebut, pihak yang masuk ke dalam Saudi akan dianggap belum divaksinasi. Kondisi ini akan semakin terlihat saat nantinya mengisi berkas imigrasi berupa Muqeem, yang harus diselesaikan selambat-lambatnya 3 hari sebelum keberangkatan. Persyaratan yang harus terpenuhi sebelum keberangkatan berikutnya adalah tersedianya tempat karantina di negara tujuan. Umumnya, pihak maskapai akan menyediakan lokasi yang sudah ditentukan atau diakomodasi lewat pemesanan guna karantina institusional penumpangnya. Namun, pada beberapa kasus, apabila pihak yang mengundang atau memperkerjakan kita menyediakan fasilitas tersebut, maka dalam beberapa kondisi pula, hal tersebut dapat terealisasi. Hal ini juga akan lebih memudahkan serta meringankan secara finansial, karena tidak perlu membeli paket karantina yang harganya berkisar di atas 5 juta rupiah. Namun, untuk memperoleh kondisi di mana berkas karantina dari institusi atau tempat kerja kita, diperlukan usaha ekstra seperti bertanya langsung maupun daring kepada pihak maskapai, yang mana cukup rumit dan panjang. Pengalaman dari saya pribadi, beberapa pihak termasuk saya yang hendak menggunakan salah satu maskapai internasional perlu mengirimkan berkas melalui email resmi, menghubungi melalui pelayanan konsumen, hingga datang ke bandara untuk mengkonfirmasi ulang agar tidak ada kendala saat akan check-in nantinya. Meskipun sudah dilakukan sesuai prosedur, hingga mendapat catatan “Aman untuk Terbang” sekalipun, ketika melakukan check-in tetap ada kendala dikarenakan masalah perbedaan manajemen yang mengurus berkas sebelumnya dengan yang ada pada saat melakukan check-in. Sebagai informasi pelengkap, dokumen pendukung yang dipakai untuk melegalkan karantina institusi dari kampus di Arab Saudi mencakup: bukti penerimaan studi (Initial Admission Letter), bukti penerimaan berbahasa arab (Cultural Attachment), dan surat arahan karantina di kampus (Identification Letter for Institutional Quarantine). Untuk detil dari berkas yang diperlukan guna persyaratan penerbangan secara umum ke Arab Saudi meliputi: dokumen vaksinasi melalui Muqeem, bukti tes RT-PCR yang diambil setidaknya sehari sebelum keberangkatan dan berlaku 3 x 24 jam, kartu atau sertifikat vaksin dari Indonesia, dokumen bukti karantina baik yang membeli dari maskapai atau dari institusi terkait, dan dokumen asuransi penerbangan.
