Menjelang dan Setelah Sidang, Ngapain Aja?

 

Oleh:
Ghozian Islam Karami, M.Sc. (MS student at Geology, KFUPM)

---

Menjelang Sidang

1. Jika draft laporan tesis sudah final, disetujui oleh pembimbing dan komite tesis, harus mengajukan tanggal sidang terbuka maksimal 2 pekan sebelum tanggal yang disetujui oleh semua komite (termasuk pembimbing).
2. Dokumen laporan tesis diunggah barengan dengan pengajuan tanggal sidang.

Setelah Sidang

1. Pastikan pembimbing sudah memasukkan hasil sidang ke portal (apakah lulus tanpa koreksian atau dengan koreksian)
• Jika dengan koreksian, selesaikan maksimal sebulan sebelum UAS semester berikutnya. Lalu finalisasi persetujuan semua komite, untuk ke tahap selanjutnya.
• Jika tanpa koreksian, SELAMAT! Lanjut ke tahap berikutnya.
2. Minta tanda tangan ke pembimbing, komite tesis dan ketua departemen. Bebas mau hasil pindaian (scan) atau tanda tangan basah.
3. Minta lembar hijau (green cover) ke gs-academics@kfupm.edu.sa atau ambil langsung di ruangan 269. Hard copy ini digunakan nanti untuk keperluan binding, ambil sesuai dengan jumlah copy thesis. 
4. Persiapkan cover page untuk disertakan dalam laporan thesis. Download green page dalam format JPG disini. Posisikan sedemikian rupa supaya sesuai dengan thesis title dan departemen kalian. Contoh dalam format word dapat dilihat disini.
5. Hasil pindaian lembar pengesahan yang sudah ditanda tangan sampai ke ketua departemen disertakan ke dalam dokumen laporan tesis. 
6. Jadikan satu ke dalam dokumen laporan tesis: Cover page dan pindaian lembar pengesahan. Lalu ubah ke format PDF dan dikirimkan ke gs-academics@kfupm.edu.sa plus CC ke Ali Altoum alosman@kfupm.edu.sa untuk "Final review of MS Thesis Report".
7. Dalam waktu 1-3 hari kerja, Ali akan mengirimkan koreksian aspek administrasi dan teknis pelaporan tesis. 
8. Kirim kembali hasil koreksian ke Ali Altoum & gs-academics.
9. Setelah disetujui, gs-academics akan mengirimkan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Dean GS. Update: Kalau mau cepat bisa disamper ke Pak Ali Eltom. Note: hasil pindaian ini dalam bentuk hitam putih, dan terkadang tidak rapih. Jika mau diubah menjadi berwarna, bisa pakai editing software untuk memindahkan tandan tangan committee lain yang berwarna.
10. Masukkan lembar pengesahan tersebut ke dokumen laporan tesis dan kembali jadikan ke format PDF.
11. Unggah dokumen terakhir ke eprints.kfupm.edu.sa. Tunggu sekitar 1-2 hari sampai dapat email bahwa eprint sudah approved.
12. Sebelum proses pencetakan, penggandaan dan penjilidan, minta lembar hijau ke Waleed DGS dalam jumlah sesuai kebutuhan. Minimal: untuk DGS 2 rangkap, masing-masing 1 untuk departemen, pembimbing, tiap anggota komite tesis dan buat personal. Untuk penjilidan tesis, harga sama mau 1 rangkap, mau 6 rangkap sampai maksimal 10 rangkap.
13. Jika mau memperbanyak tesis ke Printing Department, mintakan tolong Sekretaris Departemen untuk mengajukan permintaan (request) dengan keterangan jumlah halaman tiap rangkap, dan jumlah rangkap penggandaan. 
14. Jika sudah dapat nomor request dari departemen, datang ke Printing Department di Gedung 21 lantai 2, dengan membawa naskah asli dan kertas kosong sebanyak jumlah rangkap yang ingin digandakan. Note: hasilnya berupa hitam putih, untuk mengatasinya bisa kita print halaman yang berwarna. Lalu halaman yang berwarna tersebut disisipkan di hasil foto copy. Update: Ada dua pilihan: bisa one side printing atau two side printing.
15. Bawa ke tempat jilid. Harga jilid 690 riyal. Waktu pengerjaan 2-3 hari kerja. https://goo.gl/maps/pUXqvnkkyhEik9of8. 
16. Setelah dapat hasil jilid (binding), serahkan  2 copy ke DGS. 1 copy ke departemen untuk penggantian nilai thesis dari IC ke NP. Sisanya untuk thesis committee dan untuk pribadi.
17. Untuk mendapatkan uang pengganti jilid, jangan lupa sertakan beberapa dokumen, yakni fotokopi iqama, KTM, lembar pengesahan tesis, lembar judul tesis dan nomor IBAN. Note: Nomor IBAN harus yang official dari bank (harus tertera nama lengkap sesuai student ID dan nomor IBAN).
18. Setelah nilai thesis berubah, eprint approved, dan 2 binding copy dikasih ke DGS. Ajukan permintaan kelulusan (graduation request) lewat portal DGS. Tunggu sampai dapat approved dari advisor, chairman, DGS Staff dan Dean. Lalu DGS akan mengirimkan momerandum kepada registrar untuk mengganti status dari expected graduation ke graduated.
19. Jika tidak sabar menunggu, bisa dicek ke registrar terkait status kita. Pastikan status sudah graduated, baru bisa lanjut ke proses selanjutnya. Download student clerance from dari portal, lalu print.
20. Cek kalau status udah cleared, gak perlu diurus, diemin aja. Kalau not cleared harus samperin di tiap department. Urusnya harus sesuai order.
21. Nomor 1 sampai 5 (Library, Bookstore, Security, Student Housing, Graduate studies). Kasih kunci ke student housing departement untuk dapet stamp. Graduate studies bakal cleared kalau status udah graduated.
22. Nomor 6 (academic department), samperin ke secretaris department. Mungkin beda2 tiap departement persyaratannya.
23. No 7 (student Fund), samperin ke gedung 68 ground floor di loket sebelah kiri. Jangan lupa bawa student ID.
24. No 8. Student Affair. Ke abdurrazaq, ruangannya di first floor. Bawa Iqama sama student ID. Beliau langsung urus semuanya, tinggal nunggu beberapa menit bakal langsung terima SMS dari MOFA untuk final exit visa.
25. Dari abdurrazaq,  ke counter opposite student fund di ground floor sebelah kanan untuk minta stamp.
26. Ke registrar second floor 269 untuk dapet stamp registrar office.
27. Ke alumnae office, ambil graduation form disana.
28. Setelah formnya di isi, balik lagi ke Abdurrazaq. Kasih form dan juga student ID. Student ID bakal beliau ambil, lalu beliau akan scan dua copy clearance, final exit, dan student ID.
29. Ke student affair, kasih satu copy ke felipe untuk issue travel order. Selanjutnya diperlukan untuk issue tiket
30. Untuk book-shipment compensation. Scan hard copy clearance yang udah di stamp semua department, dan juga final exit visa. Kirim beserta iqama, student ID, passport, IBAN account. Lalu email ke halnasir@kfupm.edu.sa